Een bedrijfsfeest is meer dan een avondje gezelligheid. Het is een moment om successen te vieren, collega’s te bedanken voor hun inzet of gewoon de onderlinge band weer wat aan te halen na een druk jaar. Tegelijkertijd komt er best wat bij kijken voordat de eerste gast binnenstapt, en zonder een beetje structuur loop je al snel achter de feiten aan. In dit artikel loop je de belangrijkste stappen door, van het bepalen van je doel tot het moment waarop de muziek aangaat.
Begin bij een helder doel en budget
Voordat je aan locaties of thema’s denkt, is het slim om eerst scherp te krijgen waarom je het feest organiseert. Vier je een jubileum, wil je het team bedanken voor een goed jaar, of gaat het vooral om verbinding na een periode van hard werken? Dat doel bepaalt namelijk de rest: de sfeer, het programma en ook het budget dat daarbij past.
Reken voor een verzorgd bedrijfsfeest met eten, drinken en een locatie op een bedrag van pakweg 45 tot 150 euro per persoon, afhankelijk van hoe uitgebreid je het wilt maken. Een partij zoals Slump denkt vanaf het begin mee over doel en budget, zodat je niet halverwege het proces alsnog moet bijschaven omdat de wensen niet meer passen bij de portemonnee.
Timing en locatie bepalen de sfeer
Begin op tijd met plannen. Voor een feest met dertig tot honderd gasten reken je al snel op twee tot vier maanden voorbereiding, en voor grotere groepen of een datum in de laatste maanden van het jaar mag dat gerust wat langer. Oktober tot en met december is namelijk het drukste seizoen voor bedrijfsfeesten, waardoor de leukste locaties dan het eerst volgeboekt raken.
De locatie bepaalt voor een groot deel hoe de avond aanvoelt. Een informele borrel op kantoor vraagt om iets anders dan een avond met een compleet programma buiten de deur. Zit je bedrijf in Friesland, dan is het handig om te kijken naar Bedrijfsfeest in Heerenveen laten organiseren door Slump, waar locatie en catering al op elkaar zijn afgestemd en je niet zelf allerlei losse leveranciers hoeft te combineren.
Catering en entertainment, de kern van de avond
Catering en locatie nemen samen al snel zestig tot zeventig procent van het totale budget in beslag, en dat is niet voor niets: het bepaalt grotendeels of gasten de avond als geslaagd ervaren. Reken bij een borrel op zo’n zes tot acht hapjes per persoon in de eerste twee uur, en bij een buffet op een volledige maaltijd per gast. Entertainment zoals een dj of een live optreden geeft de avond vervolgens net dat beetje extra.
Een paar zaken die je in ieder geval op de checklist zet:
- De gastenlijst en eventuele dieetwensen
- Het type catering, van hapjes tot een uitgebreid buffet
- Entertainment dat past bij de sfeer die je zoekt
- Een duidelijk tijdschema voor de avond
- Communicatie naar collega’s over datum en programma
Bij Slump wordt vaak geadviseerd om ruim van tevoren te reserveren, vooral in de laatste maanden van het jaar wanneer de vraag naar bedrijfsfeesten het grootst is. Wie op tijd begint, heeft simpelweg meer keuze in locatie, catering en entertainment.
Van plan naar geslaagd feest
Een bedrijfsfeest organiseren hoeft geen ingewikkeld traject te zijn zolang je op tijd begint en de volgorde aanhoudt: eerst het doel en budget, dan de locatie en timing, en pas daarna de invulling van catering en entertainment. Wie deze stappen doorloopt, hoeft zich op de avond zelf nergens meer druk over te maken en kan gewoon meegenieten met de rest, in plaats van de hele avond met een draaiboek in de hand te lopen.
